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Confira 7 dicas para contratar serviços com tranquilidade para o seu Condomínio, seja de empresas ou de prestadores de serviços.

Todo condomínio vai precisar de fornecedores, sejam empresas com serviços ou produtos periódicos, como o abastecimento de gás, a renovação do seguro ou necessidades eventuais, como manutenções e reparos, investimentos em melhorias, troca de portões, entre outros.

De qualquer maneira, é importante que o síndico, com ou sem o suporte de uma administradora, seja capaz de fazer as escolhas mais adequadas para o Condomínio. Em prol de uma gestão mais transparente, é importante que as decisões que afetem os demais condôminos – em custos ou em outros aspectos – sejam apresentadas e tomadas em conjunto-(exceção da contratação do seguro incêndio)-. Em casos menores, o próprio síndico pode fazer a escolha. Confira abaixo:

7 dicas para otimizar a escolha de fornecedores para o condomínio.

1. Não economize nos orçamentos

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Você já deve ter ouvido de uma lógica usada pelas grandes empresas de fazer, ao menos, três orçamentos antes de contratar um serviço ou comprar um produto. Esta deve ser a lógica de raciocínio do seu Condomínio. Quanto mais orçamentos realizados, maior a chance de economia, de mais qualidade e de encontrar um fornecedor alinhado às necessidades do momento.

2. Utilize a internet

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Atualmente, por meio da internet, é possível fazer quase todos os tipos de checagens em relação a uma empresa. No entanto, algumas perguntas e pesquisas básicas costumam garantir uma escolha adequada:

– A empresa tem um site? Se sim, procure saber a data de fundação e o portfólio de obras realizadas.

– Quais são as referências? A empresa foi indicada?

– Quais são os comentários em mídias sociais e sites de reclamações?

– É possível checar CNPJ no site da Receita Federal.

Antes de fechar qualquer negócio, lembre-se de firmar um contrato, especificando o prazo para execução do serviço ou obra, forma de pagamento, qualidade e especificação dos materiais usados, multas em caso de descumprimento, entre outros aspectos importantes. Um contrato bem feito é sempre uma garantia.

3. Cuidados no caso de contratar pessoa física

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Às vezes, os reparos necessários podem ser pequenos e o condomínio optar por contratar um prestador de serviço em vez de uma empresa constituída. Neste caso, o cuidado em relação ao contrato deve ser ainda maior, exigindo alguns documentos como:

– Comprovante de residência;

– Documentos de identidade;

– Recibos de pagamento.

Não esqueça de firmar um contrato e incluir garantias de entrega, especificar os tipos de materiais inseridos no orçamento, entre outros detalhes que considere relevantes. Recomenda-se a inclusão de multas no caso do não cumprimento dos itens presentes em contrato.

4. Estabeleça critérios de escolha

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Depois de ter os orçamentos recebidos e as empresas checadas, é hora de estabelecer os critérios de escolha dos fornecedores. Será que vale a pena sempre optar pelo mais barato? Não necessariamente. Avalie também a qualidade dos materiais que serão usados, os prazos e a forma de pagamento, assim como o período estabelecido para a entrega e garantia. É importante que o síndico saiba todos esses aspectos para que possa explicar da maneira mais clara possível todos os detalhes aos condôminos, caso haja essa necessidade.

5. Solicite os documentos necessários

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O prédio necessita de algum tipo de reparo? Se for necessário executar uma obra, é importante que o síndico peça as credenciais necessárias para a empresa.

Neste caso específico, haverá um engenheiro responsável pela obra e pelo projeto? Importante que tenha um engenheiro responsável em caso de obras, que seja emitida a ART, e que seja estudada a planta do Condomínio em determinados casos.

No caso de um novo sistema de segurança, a empresa entrega a garantia dos equipamentos? É importante que o síndico não seja omisso neste tipo de situação.

6. Não hesite em pedir ajuda

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Existem pessoas dentro do condomínio que entendem ou trabalham na área na qual um fornecedor será contratado? Aproveite o conhecimento e experiência desse condômino para tirar dúvidas sobre a empresa, o tipo de materiais usados, se os orçamentos estão alinhados à realidade do mercado. Essa ajuda pode tornar o processo de escolha mais tranquilo, eficiente e seguro.

7. Monte uma lista de fornecedores

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É provável que, ao longo do tempo, o Condomínio tenha necessidade de serviços semelhantes. Nesse caso, o síndico pode facilitar o trabalho e agilizar o atendimento das demandas do Condomínio ao montar uma lista de fornecedores conforme as áreas de atuação – avaliando a execução dos serviços contratados. No futuro, o seu trabalho será simplificado, se você for organizado e mantiver apenas os bons fornecedores em uma lista específica para eventuais necessidades.

Fonte: Mineira